Với một xã hội mà khoa học và công nghệ đang có mặt trong tất cả mọi lĩnh vực thì nguồn tài nguyên thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng: là nguồn lực phát triển đặc biệt của mỗi quốc gia; là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế và sản xuất. Vai trò của nguồn tài nguyên thông tin trong cơ sở giáo dục, trường đại học, cao đẳng là rất quan trọng.

Ở lĩnh vực thông tin thư viện, nguồn tài nguyên thông tin là yếu tố cấu thành nên hoạt động Thư viện, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu tra cứu thông tin của bạn đọc, tạo nên chất lượng hiệu quả trong hoạt động thông tin thư viện.

Trường Cao đẳng CSND I luôn xác định Thư viện đóng vai trò quan trọng đối với công tác giáo dục đào tạo của Nhà trường, là trung tâm sinh hoạt văn hóa và khoa học của cán bộ, giáo viên và học viên. Do đó, Nhà trường luôn làm tốt công tác tuyên truyền, giáo dục, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của thư viện, cũng như luôn quan tâm, chú trọng việc phát triển nguồn lực thông tin, nhất là vấn đề tổ chức và quản lý có hiệu quả nguồn lực thông tin hiện có phục vụ tốt nhu cầu công tác, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên toàn trường.    

Thực trạng quản lý nguồn tài nguyên thông tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện.

Theo Chương I, Điều 3 Luật Thư viện năm 2019 do Quốc hội ban hành ngày 21/11/2019 nêu rõ: Tài nguyên thông tin là tập hợp các loại hình tài liệu, dữ liệu gồm tài liệu in, tài liệu viết tay, tài liệu nghe, nhìn, tài liệu số, tài liệu vi dạng gồm vi phim, vi phiếu, tài liệu đặc biệt cho người khuyết tật và tài liệu, dữ liệu khác. Tài nguyên thông tin của Thư viện luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện. Một Trung tâm thư viện muốn thực hiện tốt được vai trò, nhiệm vụ của mình cần phải tổ chức, quản lý được nguồn tài nguyên thông tin một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác giáo dục đào tạo của Nhà trường.

- Quản lý công tác bổ sung tài liệu.

Hằng năm Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phối hợp với các đơn vị chức năng tiến hành rà soát, phân loại để tham mưu cho Ban Giám hiệu ban hành kế hoạch biên soạn, chỉnh lý, bổ sung giáo trình, tài liệu phù hợp với nội dung, chương trình giảng dạy. Việc bổ sung sách tại thư viện trường được thực hiện theo đúng quy trình chặt chẽ, đúng trình tự thủ tục .

- Quản lý vốn tài liệu.

Tài liệu sau khi được biên mục, vào sổ, đóng dấu, đăng ký số cá biệt, dán nhãn sẽ được sắp xếp lên giá. Cách sắp xếp tài liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc tra cứu, phục vụ bạn đọc và công tác bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng.

Nguồn tin hiện có tại Trung tâm lưu trữ và Thư viện rất phong phú và đa dạng, bao gồm tất cả giáo trình, tài liệu tham khảo được tổ chức phục vụ
cán bộ, giảng viên và sinh viên tại 07 kho tư liệu, kho tài liệu tham khảo chuyên ngành, kho luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học... và 03 kho Thư viện (kho giáo trình, tập bài giảng, tài liệu dạy học, kho tổng hợp và kho văn học). Công tác bảo quản, thanh lọc tài liệu cũng thường xuyên được duy trì hàng năm đảm bảo đúng quy trình, quy định của Nhà trường  nhằm  nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu.

- Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin hiện nay như sau:

Thứ nhất, về nhân sự: Tổng số nhân sự đến 11/2023 Trung tâm Lưu trữ và Thư viện có 22 đ/c trong đó có 9 đ/c trực tiếp làm công tác tư liệu, thư viện. Đa số cán bộ đều có chuyên môn, nghiệp vụ, được đào tạo. Hàng năm được Nhà trường và Trung tâm tạo điều kiện cho đi học các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn.

Thứ hai, về cơ sở vật chất: Thư viện nhà trường có tổng diện tích 1232,2m2; trong đó tổng diện tích phòng làm việc là 128,7m2 bao gồm, 01 phòng in, chế bản, phòng khai thác tư liệu nghiệp vu, phòng khai thác tổng hợp , phòng đọc thư viện mở, với 2 kho lưu sách tư liệu nghiệp vụ và kho sách tổng hợp. Hiện tại Thư viện có 53 giá sách, gần 80 tủ sắt để trưng bày giáo trình, tập bài giảng, tài liệu tham khảo được chia theo các kho chuyên nghành, sách chính trị, pháp luật và các loại sách văn học, báo, tạp chí phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, học tập và giải trí của cán bô, giáo viện, học viên trong Nhà trường.

Thứ ba, về nguồn kinh phí: Trường Cao đẳng CSND I là cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học trực thuộc Bộ Công an, hoạt động chủ yếu dựa vào ngân sách giáo dục đào tạo được Bộ Công an cấp cho Nhà trường. Căn cứ vào tình hình công tác hàng năm, Nhà trường phân bổ một nguồn kinh phí để Trung tâm Lưu trữ và Thư viện bổ sung nguồn lực thông tin, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị thư viện. Nếu không có kinh phí hoặc kinh phí không đủ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Thư viện.

Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguồn tài nguyên thông tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Thư viện. Tuy nhiên do cơ sở vật chất thiếu, nguồn kinh phí hạn hẹp, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán bộ còn nhiều khó khăn đòi hỏi được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo.

Học viên tham gia tự học tại Thư viện.

Từ những vấn đề trên, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tại Thư viện nhà trường cần làm tốt một số nội dung sau:

Một là, nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu.

Cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của nguồn lực thông tin trong việc nâng cao hoạt động của Thư viện, vai trò của hoạt động tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên thông tin đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác giáo dục đào tạo hiện nay.

Xây dựng, ban hành chính sách bổ sung tài liệu: Đây được xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu của mọi thư viện. Để làm tốt công tác này việc xây dựng, ban hành chính sách bổ sung tài liệu là điều vô cùng cần thiết, làm căn cứ quan trọng để cán bộ thư viện thực hiện công tác bổ sung nguồn lực thông tin cho Thư viện nhà trường.

Tăng nguồn kinh phí và nguồn sách trao đổi trong công tác bổ sung; Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, theo các tiêu chí phù hợp với chức năng nhiệm vụ định hướng phát triển của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, đa dạng loại hình và chất lượng nguồn tài liệu... để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài của nguồn lực thông tin thư viện.

Trung tâm Lưu trữ và Thư viện cần có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân để cùng phối hợp trong công tác bổ sung, chia sẻ tài liệu của thư viện. Đặc biệt phối hợp chặt chẽ với các thư viện trong hệ thống thư viện ngành Công an, thư viện các trường Đại học trong và ngoài ngành trong việc chia sẻ tài liệu.

Hai là, hoàn thiện quản lý vốn tài liệu.

Tăng cường quản lý kho: Đề xuất phát triển mở rộng kho, trang bị thêm các kệ sách, bố trí sắp xếp khoa học, tận dụng tối đa không gian thư viện hiện có để sắp xếp, quản lý tài liệu. Công tác bảo quản tài liệu cần được chú trọng, đảm bảo: Xây dựng các chính sách bảo quản phù hợp, hiệu quả với từng loại hình tài liệu. Thường xuyên kiểm tra các phương tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, các mức độ tuân thủ quy định của các phòng ban để thực hiện tốt công tác bảo quản.

Công tác thanh lọc, thanh lý tài liệu được thư viện tổ chức theo định kỳ, có chính sách thanh lý hiệu quả nguồn tài liệu không còn giá trị về nội dung, về giá trị sử dụng, tần suất phục vụ. Nâng cao công tác quản lý dữ liệu: cần xây dựng các văn bản kiến nghị, đề xuất cụ thể để Bộ Công an, Nhà trường dành nguồn kinh phí cho công tác phát triển, quản lý cơ sở dữ liệu của Thư viện. Góp phần đáp ứng được định hướng phát triển thành thư viện hiện đại trong tương lai.

Ba là, cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin.

Tiếp tục tạo điều kiện để cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn về thông tin thư viện. Đồng thời, tổ chức các hoạt động bồi dưỡng giúp cán bộ phát huy khả năng xử lý thông tin đáp ứng các yêu cầu đa dạng của người dùng tin.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động Thư viện trong đó việc đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ, máy tính, hệ thống mạng là một trong việc làm cần thiết bởi các hệ thống hệ thống này thường xuống cấp sau thời gian sử dụng. Do đó cần nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm, đầu tư phần mềm, xây dựng hệ thống mạng, hoàn thiện các cổng thông tin điện tử, đầu tư, nâng cấp trang thiết bị của Thư viện.

Xây dựng chính sách đầu tư trang thiết bị có hệ thống, đảm bảo cho nhu cầu phát triển lâu dài, bền vững của thư viện. Các trang thiết bị Thư viện cũng cần được quan tâm đầu tư.

- Tăng nguồn kinh phí: Nhà trường cần xây dựng chính sách cụ thể về kinh phí cho hoạt động Thư viện. Tăng mức đầu tư ngân sách cho các hoạt động thư viện. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách dự án để xin tài trợ nguồn kinh phí từ các cấp trên.

Tóm lại, nguồn lực thông tin là tiềm lực quan trọng thu hút người dùng tin đến với Thư viện. Việc quản lý nguồn lực thông tin để phát huy tốt vai trò của nguồn lực thông tin là một vấn đề quan trọng. Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện khá đa dạng và phong phú. Để phát huy vai trò cung cấp tin và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người sử dụng Trung tâm cần thực hiện các giải pháp về tổ chức và quản lý nguồn tài nguyên thông tin một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác giáo dục, đào tạo đặt ra hiện nay tại Trường Cao đẳng Cảnh sát nhân dân I./.

                                  Bài: Trung tâm Lưu trữ và Thư viện

Biên tập: Bích Vân, Phòng HCTH